'Våre administratorer er livslinjer som gir oss vår viktigste informasjon og holder ansvaret og ressursene koordinert,' sier Marc Wright, grunnlegger og rektor for Martinez & Wright Homeownership Partners i Los Angeles. 'Hvis de gir oss meldinger som er uklare eller unøyaktige, kommer vi til å ende opp som andres lunsj.'


Siden e -post er den foretrukne måten for forretningskommunikasjon og økt ansvar på administrative assistenter, er gode skriveferdigheter et must for effektive, produktive og verdifulle ansatte.

'I disse konkurransetider må alle kunne dele informasjon raskt og med fullstendig nøyaktighet,' sier Wright. Siden selskapets ansatte i stor grad bruker e -post og direktemeldinger, er det viktig å kommunisere effektivt skriftlig.

'Hvis [våre administratorer] ikke er i kontakt med kommunikasjon til eksterne parter, utsetter de oss for rettslige skritt eller kompromitterer vår forhandlingsposisjon,' sier han. 'Du kan si at vi lever og dør av to ting: støtte fra våre administratorer og hastigheten og nøyaktigheten av den skriftlige kommunikasjonen til hvert medlem av teamet vårt.'

For å være sikker på at du har skrive -tingene, følg disse tipsene fraSteve Peha, en skrivertrener med base i Chapel Hill, North Carolina:


  • Bruk riktig skrift:De fleste standardfonter, som Times og Arial, er vanskelig å lese på skjermen. 'Du kan kutte ned på tapte skrivefeil ved å bytte til Verdana,' foreslår Peha. 'Den var spesielt designet for å kunne leses på en dataskjerm.' Hvis bedriften din krever en bestemt skrift, kan du skrive teksten din i Verdana og deretter endre fonter rett før du skriver ut.

  • Gjør det personlig:'Forretningsskriving virker mye mer tilfeldig nå takket være e -post,' sier Allison Heartinger, en tidligere administrerende assistent i Dallas. 'Selv de offisielle e -postene mine virket alltid mer pratsomme enn tidligere formelle brev. Jeg gikk alltid den fine grensen mellom å være for uformell - eller for streng. '

    For å sikre at du ikke tar feil på hver side av ligningen, foreslår Peha å forestille deg hvordan det ville være å lese dokumentene dine og tenke på om du (eller personen du skriver for) faktisk ville si disse ordene. 'Mange tror feilaktig at forretningskommunikasjon bør være upersonlig,' sier Peha. 'Men det er en resept for å ikke bli lest.'

  • Les det og høste:Det virker åpenbart, men de fleste korrekturleser ikke e -postene sine, og det kan få deg til å se lat ut. Manglende ord og skrivefeil er en lett unnskyldning for at folk ikke skal ta deg på alvor.

    'Les arbeidet ditt høyt,' gir Peha råd. 'Du får ikke bare skrivefeil og grammatikkfeil, men du kan også se om tonen er i mål.

    BONUS-TIPS: Stavekontrollen er ikke din venn. For eksempel vil den hoppe rett over homonymer. Stol på det på egen hånd.

  • Unngå Hackneyed Business Speak:'Lagerfraser som & lsquo; for hvem det kan angå' og & lsquo; det har kommet til vår oppmerksomhet 'er avslag, fordi vi psykologisk ønsker å lese materialer som er relatert til oss, sier Peha. 'Fraser som dette sender vanligvis en upersonlig melding.' Slipp dem hvis du bruker disse begrepene. Du vil ofte finne at du kan skrive hele setningen uten setningen.

    BONUS -TIPS: Vi skriver ofte lenge når vi skriver formelt, men kortere setninger er lettere å forstå. Hvis setningen din har mer enn tre deler eller 20 ord, kan du sannsynligvis kutte den ned.

  • Gjør det enkelt å lese:Will Getter må skrive mange briefs for prosjektlederne ved IDEO i Palo Alto, California. 'Vanligvis er tiden deres veldig begrenset, så jo mer kortfattet, fullstendig, tydelig og omfattende e -postene mine er, desto mer informert blir de,' sier han.

    Det er en god strategi. 'De fleste leser ikke forretningsdokumenter på samme måte som de leser bøker - de kommer til å skumme,' sier Peha. 'Så overskrifter, kuler, tall og andre måter å indikere innholdet i stykket på, gjør det mer sannsynlig at informasjonen din blir lest.'

Så når du kommuniserer på jobb, følg disse tipsene. De vil ikke bare hjelpe deg med å lage mer effektive dokumenter - de vil også øke sjansene for profesjonell suksess.

For mer informasjon og tips for å hjelpe deg videre i din administrative karriere, se alle våre råd til administratorer.